問題
上司が会議で席を外している間に、上司の予定について社外から問い合わせの電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の今後の予定を、聞かれるまま詳しく相手に教える
- 2相手と用件を確認し、上司の在否や予定は必要な範囲にとどめて応対する
- 3上司は会議中だと伝え、それ以外は一切答えない
- 4Aの判断で、上司の代わりに新しい予定を約束する
正解
2. 相手と用件を確認し、上司の在否や予定は必要な範囲にとどめて応対する
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解説
社外からの予定の問い合わせには、相手と用件を確認し、上司の在否や予定は必要な範囲にとどめて応対するのが適当である。上司の行動予定は機密性があり、聞かれるまま詳細を教えるのは情報管理上不適切。一方、何も答えないのは不親切で、Aが勝手に予定を約束するのは越権となる。相手や用件に応じて開示してよい情報を見極め、判断に迷う場合は上司に確認する。情報保護と適切な応対の両立が求められる。
一問一答
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