問題
上司が外出中に、取引先から「契約条件について今すぐ返事がほしい」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の代わりにAが判断して返事をする
- 2上司は外出中で判断できないと伝え、戻り次第連絡すると伝えて用件を聞いておく
- 3取引先の言う条件をそのまま承諾しておく
- 4上司の携帯に何度もかけ、つながるまで取引先を待たせる
- 5分からないので、後で改めてかけ直してほしいとだけ伝える
正解
2. 上司は外出中で判断できないと伝え、戻り次第連絡すると伝えて用件を聞いておく
詳しい解説を見る解説を閉じる
解説
契約条件の判断は上司の職務権限であり、秘書が代わりに返事や承諾をしてはならない。これは「秘書の職務の限界」を超える行為である。適切なのは、上司が不在で即答できない旨を伝え、戻り次第連絡すると約束した上で、相手の用件・連絡先・希望期限を正確に聞いておくことである。こうすれば上司は戻ってすぐ対応できる。用件も聞かず突き放すのは不親切で、上司に何度も電話をかけて相手を長く待たせるのも不適当である。
一問一答
全400問を繰り返し学習