問題
上司が来客と面談中、別の取引先から「上司に至急代わってほしい」と電話が入った。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1面談中でも至急なので、すぐ上司に電話を代わる
- 2相手の会社名・氏名・用件をメモし、面談中の上司に伝えて判断を仰ぐ
- 3面談中であることを理由に、用件を聞かず断る
- 4Aが上司に成り代わって、電話の用件に回答する
正解
2. 相手の会社名・氏名・用件をメモし、面談中の上司に伝えて判断を仰ぐ
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解説
面談中に「至急代わって」と電話が入っても、来客への配慮から相手の会社名・氏名・用件をメモにして上司に伝え、判断を仰ぐのが適当である。本当に急ぐなら上司が中座を判断できるし、後回しでよければそう指示する。すぐ代わると来客に失礼で、用件も聞かず断るのは取引に支障が出かねない。Aが上司に成り代わって回答するのは越権。面談の妨げを最小限にしつつ、上司に判断材料を渡すのが取り次ぎの要点である。
一問一答
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