問題
上司から渡された仕事に必要な情報が、社内の他部署にあると分かった。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1他部署に事情を説明し、協力を依頼して情報を集める
- 2依頼の際は、相手の都合に配慮して丁寧に頼む
- 3集めた情報をもとに仕事を進め、結果を上司に報告する
- 4他部署の情報を、許可を得ずに勝手に持ち出して使う
正解
4. 他部署の情報を、許可を得ずに勝手に持ち出して使う
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解説
他部署の情報を許可なく勝手に持ち出して使うのは、情報管理のルール違反であり不適当である。必要な情報が他部署にある場合は、事情を説明して相手の都合に配慮しながら丁寧に協力を依頼し、集めた情報で仕事を進めて結果を上司に報告するのが正しい。社内連携は業務を円滑にするうえで欠かせないが、無断での情報持ち出しは信頼を損なう。秘書は適切な手続きを踏んで他部署と連携する行動力が求められる。
一問一答
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