問題
上司宛ての電話で、相手が名乗らず「上司を出してほしい」とだけ言う。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手が名乗らなくても、言われたとおりすぐ上司につなぐ
- 2失礼のないよう、相手の会社名・氏名・用件を尋ねてから取り次ぐ
- 3名乗らないので、用件を聞かずに電話を切る
- 4上司は不在だと偽って、相手をあきらめさせる
正解
2. 失礼のないよう、相手の会社名・氏名・用件を尋ねてから取り次ぐ
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解説
相手が名乗らない場合は、失礼にならないよう「恐れ入りますが、お名前とご用件を伺えますか」と尋ねてから取り次ぐのが適当である。誰からの何の用件か分からないまま上司につなぐと、不要な電話や迷惑な相手まで通してしまう。一方、用件も聞かず切る、不在と偽るのは応対として不適切。秘書は取り次ぎの前に相手と用件を確認し、上司につなぐべきかを見極める。丁寧に尋ねることは失礼ではなく、適切な取り次ぎの基本である。
一問一答
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