問題
秘書Aは、上司から「明日の会議の資料を10部用意しておくように」と指示された。指示を受けたときの確認として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1指示通りなら確認は不要なので、何も聞かずに作業に取りかかる
- 2部数だけ復唱し、いつまでに必要かは聞かない
- 3資料の内容・部数・期限・配付方法など不明な点を確認してから取りかかる
- 4前回と同じ内容だと勝手に判断して作成する
- 5時間がないので、とりあえず手元にある古い資料を10部コピーする
正解
3. 資料の内容・部数・期限・配付方法など不明な点を確認してから取りかかる
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解説
指示を受けたら、内容・数量・期限・形式などの要点を確認・復唱し、認識のずれをなくしてから取りかかるのが基本である。「10部」だけ分かっても、どの資料か・いつまでか・どう配るかが不明では正しく準備できない。思い込みで前回と同じ内容にしたり、古い資料で代用したりするのは手戻りやミスの原因になる。指示の受け方を確実にすることは、定型業務を正確にこなす上での出発点であり、職務遂行能力の基礎である。
一問一答
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