問題
秘書Aは上司の外出中に、取引先から「至急、上司と連絡を取りたい」という電話を受けた。上司は重要な会議中で連絡が取りにくい。このときのAの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司は会議中で連絡できないと伝え、電話を切る
- 2用件と緊急度を尋ね、上司の戻り時刻を伝えたうえで折り返し方法を確認する
- 3会議中の上司にすぐ取り次ぐため、会議室に電話を回す
- 4自分の判断で用件に回答し、上司には報告しない
- 5上司の携帯番号を相手に教え、直接かけてもらう
正解
2. 用件と緊急度を尋ね、上司の戻り時刻を伝えたうえで折り返し方法を確認する
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解説
上司不在時は、まず用件と緊急度を聞き取り、戻り時刻を伝えて折り返しの段取りを整えるのが秘書の基本対応である。これにより上司の判断材料を確保しつつ相手にも安心感を与えられる。会議中に取り次ぐ、上司の携帯番号を無断で教えるは上司の都合を無視し不適当。用件も聞かず切る、独断で回答して報告しないも職務の範囲を逸脱する。取り次ぎの判断は上司に委ね、秘書は橋渡しに徹する。
一問一答
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