問題
秘書Aは、約束のない客が「近くまで来たので、ぜひ部長に会いたい」と訪ねてきた。上司は在席しているが多忙である。このときのAの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1約束がないので、会えないとだけ言って帰ってもらう
- 2相手の会社名・氏名・用件を確認し、上司の意向を聞いてから対応する
- 3上司は在席しているので、確認せずすぐ応接室へ通す
- 4Aの判断で「上司は不在」と偽って断る
- 5用件は聞かず、とりあえず長く待たせて様子を見る
正解
2. 相手の会社名・氏名・用件を確認し、上司の意向を聞いてから対応する
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解説
予約のない来客には、まず会社名・氏名・用件を丁寧に確認し、その情報を上司に伝えて会うかどうかの意向を仰ぐのが正しい対応である。面会の可否を決めるのは上司だからである。確認せず通す、いきなり帰す、不在と偽る、理由なく長く待たせるはいずれも失礼または独断で不適当。秘書は来客に敬意を払いつつ、上司の都合を守る「門番」の役割を果たす。確認→取り次ぎ→指示に従う、の順序が基本となる。
一問一答
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