問題
秘書Aは、上司（部長）あての電話を受けたが、上司は外出中で不在だった。電話の応対として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1まず上司が不在であることを伝え、わびる
- 2差し支えなければ用件を承り、戻りしだい伝えると申し出る
- 3相手の会社名・氏名・連絡先を確認し、正確にメモを取る
- 4上司の戻る予定の時間の目安を伝える
- 5相手が誰であろうと、上司の携帯電話の番号をその場で教える
正解
5. 相手が誰であろうと、上司の携帯電話の番号をその場で教える
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解説
上司不在の電話では、まず不在をわびて戻りの目安を伝え、用件を承って伝言を確実につなぐのが基本である。相手の会社名・氏名・連絡先を正確にメモすることも欠かせない。一方、上司の携帯番号を相手かまわずその場で教えるのは、プライバシーや機密の観点から不適当。緊急なら一度上司に確認して折り返す形を取る。相手に配慮しつつ上司を守るのが、電話応対における秘書の役割である。
一問一答
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