問題
秘書Aが上司の月単位・週単位のスケジュールを管理するうえでの心がけとして、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1定例会議など固定の予定を先に押さえ、その間に流動的な予定を入れていく
- 2出張や終日の行事の前後には、準備や後処理のための時間を見込む
- 3予定が確定していない仮の用件も、確定分と同じ書き方で予定表に書き込む
- 4月初めなど早い段階で、上司に当月のおおまかな予定を確認しておく
正解
3. 予定が確定していない仮の用件も、確定分と同じ書き方で予定表に書き込む
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解説
確定していない仮の用件を確定分と同じ書き方で記入すると、本決まりと区別がつかず、二重予約や行き違いの原因になるため不適当である。仮の予定は「（仮）」と付すなど区別が分かるように記す。定例の固定予定を先に押さえてから流動的な予定を入れる、出張や終日行事の前後に余裕を見込む、月初めに当月の概要を確認するのは、無理なく回るスケジュールを組む基本。確定度の違いを明示することが、管理ミスを防ぐ要点である。
一問一答
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