問題
上司が在席中、取引先から「先日の取引条件について、もう一度詳しく確認したい」と電話があった。専門的な内容を含む。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1取引内容は把握しているつもりなので、分かる範囲でAが答える
- 2専門的で責任を伴う内容なので、用件を伝えて上司に取り次ぐ
- 3上司に確認せず、過去のやり取りの記録を見てAが回答する
- 4「分かりません」とだけ答えて電話を切る
正解
2. 専門的で責任を伴う内容なので、用件を伝えて上司に取り次ぐ
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解説
取引条件のような専門的かつ責任を伴う事項は、秘書が独断で答えるべきではなく、用件を伝えて上司に取り次ぐのが適当である。生半可な知識で答えるとトラブルの原因になり、記録を見て勝手に回答するのも越権となる。一方「分かりません」だけで切るのは不親切で、相手に不信感を与える。秘書は自分の職務の限界を理解し、専門判断が必要な用件は責任者である上司につなぐ。取り次ぐ際は用件を正確に伝え、上司が即応できるよう備える。
一問一答
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