問題
上司が社外で重要な会議に出ており連絡が取りにくい。上司の家族から「急いで本人に伝えたいことがある」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1会議中なので取り次げないと伝え、会議が終わるまで待ってもらう
- 2家族からの電話なので、内容を確認せずに会議の場へ直接呼びに行ってもらう
- 3上司に代わって、Aが家族の用件を聞いて処理する
- 4まず用件の緊急度を確認し、本当に急を要するなら定められた手段で会議中の上司に連絡を試みる
正解
4. まず用件の緊急度を確認し、本当に急を要するなら定められた手段で会議中の上司に連絡を試みる
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解説
家族からの急ぎの連絡は、まず緊急度を確認し、本当に急を要するなら定められた連絡手段で会議中の上司に知らせるのが適当である。「終わるまで待って」の一点張りでは本当の緊急事態に対応できない。逆に内容も確かめず会議の場に呼びに行かせるのは行きすぎで、家族の用件をAが代わりに処理するのも立場を超える。秘書は緊急度を見極め、上司本人が判断・対応できるよう橋渡しする。急用か否かの見極めが対応の分かれ目となる。
一問一答
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