問題
上司が一週間の海外出張に出る。秘書Aが出発前に準備・確認しておくべきこととして、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1出張中の連絡方法と時差を踏まえた連絡可能な時間帯、緊急時の代理者を確認する
- 2不在中に予定されている来客・会議の扱いと、郵便や決裁書類の処理方法を取り決める
- 3帰国後しばらくの予定は、上司が戻ってから自分で組むものとして手をつけない
- 4渡航に必要な書類や持ち物、現地での移動・宿泊の手配に漏れがないか確認する
正解
3. 帰国後しばらくの予定は、上司が戻ってから自分で組むものとして手をつけない
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解説
帰国後の予定も含めて事前に組んでおくのが秘書の役割であり、「戻ってから本人が組む」として手をつけないのは準備不足で不適当である。帰国後すぐ動けるよう日程を整えておくのが望ましい。時差を踏まえた連絡手段と代理者の確認、不在中の来客・会議や郵便・決裁の扱いの取り決め、渡航書類や移動・宿泊の手配確認は、いずれも不在中と復帰後の業務を滞らせないための必須準備。出張前から帰国後までを見通して段取りするのが補佐役の務めである。
一問一答
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