問題
上司から、金額・期日・取引先名を含む込み入った指示を口頭で受けた。指示の受け方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1記憶力には自信があるので、メモを取らず頭の中で覚えておく
- 2金額・期日・固有名詞を正確にメモし、最後にその部分を中心に復唱して確認する
- 3細かい数字は、後で必要になったときに上司に聞き直せばよいと考える
- 4指示の大意だけを覚え、細部は自分の判断で補って進める
正解
2. 金額・期日・固有名詞を正確にメモし、最後にその部分を中心に復唱して確認する
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解説
金額・期日・固有名詞を含む指示は聞き違いや記憶違いが起こりやすいため、正確にメモを取り、その部分を中心に復唱して確認するのが適当である。復唱により誤りをその場で正せる。記憶に頼る、後で聞き直す、大意だけ覚えて細部を自分で補うといった方法は、間違いや手戻りの原因になる。特に金額や期日は一字の違いが重大な結果を招く。「メモ＋復唱」は込み入った指示を正確に受け取るための秘書の基本動作である。
一問一答
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