問題
取引先のW氏から上司に面会の予約申し込みがあり、第一希望の日時に上司は別の予定が入っている。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1第一希望は難しいことを伝え、上司の都合のよい代替日時を複数示して調整する
- 2W氏の都合も尋ね、双方が無理なく会える日時を探る
- 3上司に確認せず、Aの判断でW氏の第一希望どおりに約束する
- 4日時が決まったら、確定内容を上司に報告し予定表に反映する
正解
3. 上司に確認せず、Aの判断でW氏の第一希望どおりに約束する
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解説
第一希望に別の予定があるのに、上司に確認せずAの判断で第一希望どおり約束するのは、予定が衝突する恐れがあり不適当である。第一希望は難しい旨を伝えて代替日時を複数示し、W氏の都合も尋ねて双方が無理なく会える日時を探り、決まったら上司に報告して予定表に反映するのが正しい。秘書は上司の予定と相手の希望をすり合わせる調整役を担い、確定は必ず上司の予定を踏まえたうえで行う。
一問一答
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