問題
上司が会議中ですぐには出られないとき、上司の家族から「急ぎではないが伝言を頼みたい」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1伝言を正確にメモし、会議が終わったタイミングで上司に伝える
- 2会議中なので、家族にあらためてかけ直してもらうよう頼む
- 3急ぎではないが、念のため会議を中断させて上司に伝える
- 4家族からの伝言なので、Aが内容を判断して処理する
正解
1. 伝言を正確にメモし、会議が終わったタイミングで上司に伝える
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解説
急ぎでない伝言は、内容を正確にメモして会議終了後に上司へ伝えるのが適当である。急がない用件のために会議を中断させるのは行きすぎで、相手にかけ直しを求めるのも不親切。家族の伝言をAが勝手に判断・処理するのも越権となる。秘書は用件の緊急度を見極め、急ぐものは速やかに、急がないものは適切なタイミングで確実に伝える。伝言は「正確に記録し、漏れなく届ける」ことが基本で、緊急度に応じて伝えるタイミングを選ぶ判断も重要である。
一問一答
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