問題
上司が出張中、取引先から「至急、上司の判断が必要な件がある」と連絡があった。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1用件と緊急度を確認し、出張前に取り決めた手段で上司に連絡を取り指示を仰ぐ
- 2上司にすぐ連絡が取れない場合は、戻りの予定と連絡可能な時間を相手に伝える
- 3至急とのことなので、上司に代わってAが判断し相手に回答してしまう
- 4相手の連絡先を確認し、上司と連絡が取れ次第すぐ折り返す旨を伝える
正解
3. 至急とのことなので、上司に代わってAが判断し相手に回答してしまう
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解説
至急であっても、上司の判断が必要な件をAが代わりに判断して回答するのは越権であり不適当である。用件と緊急度を確認したうえで、出張前に取り決めた手段で上司に連絡して指示を仰ぐのが正しい。すぐ連絡が取れないときは戻り予定や連絡可能な時間を伝え、連絡先を確認して折り返す旨を伝えるなど、相手を待たせすぎない配慮をする。緊急時こそ秘書は自分で決めず、上司の意思決定を支える窓口に徹することが重要である。
一問一答
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