問題
上司が社外の重要会議に出席する。秘書Aが事前に確認・準備しておくこととして、不適当なものはどれか。
選択肢
- 1会議の場所・開始時刻・所要時間の見込みと、移動に要する時間
- 2会議に必要な資料がそろっているか、部数や体裁に不足がないか
- 3会議でどのような意見を述べるべきか、Aが上司に代わって発言内容をまとめておく
- 4会議中の連絡方法と、終了後の戻り予定や次の予定との兼ね合い
正解
3. 会議でどのような意見を述べるべきか、Aが上司に代わって発言内容をまとめておく
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解説
会議で述べる意見は上司本人が考えるべきもので、Aが代わりに発言内容をまとめておくのは職務の範囲を超えており不適当である。秘書が準備すべきは、会議の場所・時刻・所要時間や移動時間の把握、必要資料の部数・体裁の確認、会議中の連絡方法や戻り予定の確認など、上司が会議に集中できる環境づくりである。会議の中身の判断には立ち入らず、進行を支える裏方に徹する。準備と判断の役割の線引きを守ることが、信頼される補佐の条件である。
一問一答
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