問題
秘書Aの上司は出張で1週間不在になる。出発前に上司から「留守中のことは適宜頼む」と言われた。上司不在中のAの対応として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1不在中に届いた郵便物は重要度を見て整理し、急ぎのものは指示を仰ぐ
- 2上司あての面会申し込みは、戻ってからの日程として候補を整理しておく
- 3急ぎでない用件は記録にまとめ、上司の帰着後に報告できるようにしておく
- 4上司の決裁が必要な案件を、不在中にAの判断で決めて処理を進めておく
- 5緊急の用件が生じたら、あらかじめ聞いた連絡方法で上司に確認する
正解
4. 上司の決裁が必要な案件を、不在中にAの判断で決めて処理を進めておく
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解説
「適宜頼む」と言われても、それは留守中の事務的な整理や調整を任されたという意味であり、上司本来の決裁権まで委ねられたわけではない。決裁が必要な案件を秘書の判断で処理するのは職務の限界を越え不適当である。郵便の整理、面会日程の候補づくり、用件の記録と帰着後の報告、緊急時の連絡確認はいずれも適切な留守中対応。任された範囲を正しく見極め、判断を要するものは必ず上司に委ねる節度が肝心である。
一問一答
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