問題
上司の在席中に、上司の知人の紹介状を持った初対面の客が予約なしに来訪した。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1紹介状があっても予約がない以上、面会は一律に断って帰ってもらう
- 2紹介状を持つ客は必ず会うべき客なので、上司に確認せずすぐ応接室に通す
- 3紹介状の中身をその場で秘書が開封して読み、会わせる価値があるかを判断する
- 4来意を確かめて紹介状を預かり上司に取り次ぎ、会うかどうかの上司の意向を確かめてから対応する
正解
4. 来意を確かめて紹介状を預かり上司に取り次ぎ、会うかどうかの上司の意向を確かめてから対応する
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解説
紹介状を持参した客は、上司の知人が仲介している以上、通常の飛び込み客とは扱いが異なり、無下に断るべきではない。しかし会うかどうかを決めるのはあくまで上司である。したがって、相手の名刺と来意を確かめ、紹介状を預かって上司に取り次ぎ、上司の意向に沿って案内するか出直してもらうかを決めるのが適当である。予約がないからと一律に断れば、紹介者である知人の顔を潰し、上司の人間関係を損ないかねない。逆に確認もせず通すのは、上司の都合や意向を無視した秘書の独断である。名宛人が上司である紹介状を秘書が開封して読み、会う価値まで判断するのは、信書の扱いとしても職務の分限としても二重に誤っている。「紹介状の客は、断らず・勝手に通さず・取り次ぐ」と覚える。
一問一答
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