問題
上司が社外の会議に出かけた後、会議で使う予定の資料が机に置き忘れられているのを秘書Aが見つけた。会議開始までにはまだ時間がある。最も適当な対応はどれか。
選択肢
- 1上司（または会議先）に連絡を取り、資料を届ける必要があるかを確認して、必要なら間に合う方法で届ける
- 2忘れたのは上司の責任なので、戻ってから渡せるように机の上に置いたままにしておく
- 3資料の内容を秘書が電話で読み上げれば足りるので、届ける必要はないと判断する
- 4上司に恥をかかせないよう、忘れ物があったことは誰にも言わず黙っておく
正解
1. 上司（または会議先）に連絡を取り、資料を届ける必要があるかを確認して、必要なら間に合う方法で届ける
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解説
秘書の職務は上司の仕事が支障なく進むよう補佐することだから、会議資料の置き忘れに気づいたら、まず上司本人や会議先に連絡して資料が必要かどうかを確かめ、必要であれば自分が届ける・人に託す・データで送るなど、開始に間に合う方法を講じるのが適当である。上司の責任だからと放置すれば会議に支障が出て、結局困るのは上司であり会社である。内容を電話で読み上げれば足りるかどうかは資料の性質によることで、秘書が一方的に決められる話ではない。誰にも言わず黙っているのは、体裁への配慮のつもりでも実害を放置することにほかならない。「忘れ物は責めるものではなくカバーするもの」が補佐役の発想である。
一問一答
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