問題
上司が不在のとき、社内の他部署から「上司の決裁印が必要な書類を急いでいる」と持ち込まれた。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1急いでいるようなので、Aが上司に代わって決裁印を押す
- 2上司が不在なので、書類は受け取らずにそのまま突き返す
- 3上司に断りなく、書類を上司の机に置いておくだけで連絡はしない
- 4上司の戻り予定を伝え、それまで待てないほど急ぐなら代理決裁者の有無を確認するよう案内する
正解
4. 上司の戻り予定を伝え、それまで待てないほど急ぐなら代理決裁者の有無を確認するよう案内する
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解説
決裁は上司本人の権限であり、秘書が代わりに押印することは越権で絶対に許されない。上司不在で急ぐ場合は、戻り予定を伝えたうえで、それまで待てないほど急ぐなら代理決裁者がいないかを確認・案内するのが適当である。書類を突き返すのは不親切で、机に置くだけで連絡しないのも処理が滞る原因になる。秘書は決裁の流れを理解し、自ら判断を下さず、戻り予定の案内や代理者への橋渡しといった補佐に徹するのが正しい姿勢である。
一問一答
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