問題
上司から「先方に電話して、来週の打ち合わせの日程を決めておいて」と指示された。秘書Aの進め方として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の空いている候補日を複数把握したうえで、先方と調整する
- 2日程を決めた後は、確定内容を上司に報告し予定表に反映する
- 3上司の予定を確認せず、Aの都合のよい日を先方に提示して決める
- 4先方の都合も尋ね、双方が無理なく会える日時を探る
正解
3. 上司の予定を確認せず、Aの都合のよい日を先方に提示して決める
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解説
上司の予定を確認せずAの都合のよい日を先方に提示して決めるのは、上司の予定と衝突する恐れがあり不適当である。日程調整を任されたら、まず上司の空いている候補日を複数把握し、先方の都合も尋ねたうえで双方が無理なく会える日時を探るのが正しい。決めた後は確定内容を上司に報告し予定表に反映する。秘書は上司の予定と相手の希望の双方を踏まえて折り合う点を見つけ、確定前後に上司と情報を共有するのが基本である。
一問一答
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