問題
上司は在席しているが、締め切りの近い仕事に集中している。そこへ取引先から急ぎでない電話が入った。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1用件を伺い、急ぎでなければ後ほど折り返す旨を伝える
- 2上司が集中している様子なので、電話があったこと自体を上司に伝えないでおく
- 3電話があったことと用件を、後で上司に伝言として残す
- 4相手の都合を確かめ、いつ折り返せばよいか目安を尋ねておく
正解
2. 上司が集中している様子なので、電話があったこと自体を上司に伝えないでおく
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解説
集中している様子だからといって電話があったこと自体を上司に伝えないのは、連絡漏れとなり後でトラブルになりかねず不適当である。急ぎでない電話なら、折り返す旨を伝えて用件を伺い、伝言として残し、相手にいつ折り返せばよいか目安を確認しておくのが正しい。これにより集中を妨げず、用件も確実に届く。秘書は用件の緊急度と上司の状況を見比べて取り次ぎのタイミングを調整するが、連絡そのものを省いてはならない。
一問一答
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