問題
上司が来客と面談中、別の取引先から「上司に至急代わってほしい」と電話が入った。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名・用件をメモにし、面談中の上司にそっと差し出して判断を仰ぐ
- 2本当に急ぐ用件なら、上司が中座を選べるよう判断材料を渡す
- 3至急とのことなので、面談を中断させてすぐ上司に電話を代わる
- 4上司が「後でかけ直す」と判断した場合は、相手にその旨を丁寧に伝える
正解
3. 至急とのことなので、面談を中断させてすぐ上司に電話を代わる
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解説
面談中に「至急代わって」と電話が入っても、来客への配慮から面談を中断させてすぐ電話を代わるのは不適当である。相手の会社名・氏名・用件をメモにして上司に差し出し、判断を仰ぐのが正しい。本当に急ぐなら上司が中座を選べるし、後回しでよければかけ直す旨を相手に丁寧に伝える。来客との面談という場面を尊重しつつ、上司に判断材料を渡すのが取り次ぎの要点。秘書が勝手に中座させたり断ったりせず、判断は上司に委ねる。
一問一答
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