問題
上司が会議中で連絡が取りにくいとき、取引先から「先ほど提出した見積書の金額に誤りがあった。至急差し替えたい」と電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1用件と差し替えの内容を正確にメモし、急ぎなら定められた手段で会議中の上司に知らせるか戻り次第すぐ伝える
- 2上司が会議から戻るまで、何もせず待つ
- 3Aの判断で、古い見積書を破棄して新しいものに差し替えてしまう
- 4相手のミスなのだから自分には関係ないと考え、対応せず放置する
正解
1. 用件と差し替えの内容を正確にメモし、急ぎなら定められた手段で会議中の上司に知らせるか戻り次第すぐ伝える
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解説
見積書の差し替えは取引に関わる重要事項なので、用件と内容を正確にメモし、急ぎなら定められた手段で会議中の上司に知らせるか、戻り次第すぐ伝えるのが適当である。戻るまで何もしないと対応が遅れ、Aが独断で書類を差し替えるのは越権でリスクが大きい。相手のミスでも放置は不適当。秘書は緊急度を見極めて連絡し、判断や処理は上司に委ねる。重要な変更ほど確実に記録し、漏れなく上司へ伝えることが求められる。
一問一答
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