問題
上司が在席中、取引先から上司宛ての伝言を電話で頼まれた。秘書Aの対応として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1相手の会社名・氏名、用件、日時を正確にメモする
- 2メモした内容を復唱して、聞き違いがないか相手に確認する
- 3受けた伝言は、漏れなく確実に上司へ伝える
- 4在席中なので伝言は受けず、相手に上司と直接話すよう求める
正解
4. 在席中なので伝言は受けず、相手に上司と直接話すよう求める
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解説
上司が在席中でも、相手が秘書に伝言を頼んだのであれば丁寧に受けるべきで、伝言を受けず直接話すよう求めるのは不親切で不適当である。伝言を受けるときは、相手の会社名・氏名、用件、日時を正確にメモし、復唱して聞き違いがないか確認し、受けた内容を漏れなく確実に上司へ伝える。復唱は聞き違いを防ぐ確実な方法である。伝言は「正確に記録し、漏れなく確実に届ける」ことが基本で、相手の依頼に丁寧に応じる姿勢が信頼につながる。
一問一答
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