問題
取引先から、同社の会長が亡くなったという知らせ（訃報）の電話が入った。上司は在席している。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1弔事は急ぐものなので、秘書の判断ですぐに弔電を打ち、供花の手配をする
- 2通夜・葬儀の日時や場所、形式などを確認して受け、すぐに上司に報告して会社としての対応の指示を受ける
- 3上司は仕事中なので、その日の業務がすべて終わってからまとめて報告する
- 4慶弔は総務部の仕事なので、上司には知らせず総務部に電話を回すだけでよい
正解
2. 通夜・葬儀の日時や場所、形式などを確認して受け、すぐに上司に報告して会社としての対応の指示を受ける
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解説
訃報を受けたら、まず通夜・葬儀・告別式の日時と場所、喪主、宗教形式（仏式・神式など）、香典や供花を辞退していないかといった必要事項を確認し、直ちに上司に報告して指示を受けるのが基本である。弔電・供花・参列などをどの範囲で行うかは、先方との関係の深さを踏まえた上司や会社の判断事項であり、秘書が独断で手配してはならない。弔事は時間の余裕がないため、業務終了後にまとめて報告するのでは対応が間に合わなくなる。総務部門と連携することはあっても、上司に知らせないまま電話を回すだけでは補佐の役割を果たしていない。「訃報は確認して即報告、対応は上司の指示で」と覚える。
一問一答
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