問題
新聞社の記者と名乗る人から秘書Aに、上司へのインタビュー取材を申し込む電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1会社の宣伝になるので、上司のスケジュールの空いている日時をその場で伝えて取材を受ける約束をする
- 2取材はすべて迷惑なものなので、上司に伝えずその場で断る
- 3相手の社名・氏名・取材の趣旨や希望日時を確認したうえで、上司（必要に応じて広報担当部署）に伝えて意向を確かめ、改めて返事をする
- 4上司の考えを推測し、受けそうな内容なら承諾、受けなさそうな内容なら断りの返事を秘書の判断でする
正解
3. 相手の社名・氏名・取材の趣旨や希望日時を確認したうえで、上司（必要に応じて広報担当部署）に伝えて意向を確かめ、改めて返事をする
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解説
取材を受けるかどうかは、会社の対外的な情報発信に関わることであり、上司本人や広報担当部署が判断すべき事柄である。秘書の役割は、相手の所属・氏名・取材の趣旨・希望日時・所要時間などの必要事項を正確に確認し、上司に取り次いで意向を確かめ、その結果を先方に返事することまでである。宣伝になると考えて秘書がその場で承諾するのは明らかな越権であり、逆に上司に伝えもせず断るのも、上司が受けたかったかもしれない機会を秘書の独断で潰すことになる。上司の考えを推測して返事をするのも、当たり外れにかかわらず判断の代行であり許されない。「取材の可否は判断せず、確認して取り次ぐ」が秘書の分限である。
一問一答
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