問題
外部の団体から秘書Aに、上司宛てに「事業への寄付をお願いしたい」という電話があった。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1会社の経費に関わることなので、秘書の判断で「当社ではお受けできない」ときっぱり断る
- 2団体名・趣旨・依頼内容を確認し、資料があれば送ってもらって上司（または担当部署）に伝え、意向を確かめてから返事をする
- 3上司に余計な手間をかけないよう、電話があったこと自体を上司には伝えない
- 4寄付は善意のものなので、少額であれば秘書の判断で承諾しておく
正解
2. 団体名・趣旨・依頼内容を確認し、資料があれば送ってもらって上司（または担当部署）に伝え、意向を確かめてから返事をする
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解説
寄付に応じるかどうかは会社の支出と対外関係に関わる判断であり、決めるのは上司や担当部署であって秘書ではない。秘書がすべきことは、団体名・代表者・寄付の趣旨・金額などの依頼内容を確認し、必要なら資料を送ってもらったうえで上司に伝え、その意向に沿って返事をすることである。秘書が独断で断るのは、上司が応じる意思を持っていた場合にその機会を奪うことになり、逆に少額だからと独断で承諾するのは金額の大小に関係なく明白な越権である。電話があったこと自体を伝えないのは、上司が判断する材料そのものを握り潰すことになる。「受けるも断るも上司の判断、秘書は正確な取り次ぎ役」と覚える。
一問一答
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