問題
上司が長期の出張で不在の間の、上司宛て郵便物の扱いとして不適当なものはどれか。
選択肢
- 1業務上の文書は開封して内容を確認し、急ぐものは担当部署に回すなど必要な処理をする
- 2急ぎと思われる文書は、要点を出張中の上司に連絡して指示を受ける
- 3私信や「親展」の郵便物は開封せず、区分して保管しておく
- 4「親展」の郵便物も、不在が長いのだから開封して内容を確認し、重要でなければ処分しておく
正解
4. 「親展」の郵便物も、不在が長いのだから開封して内容を確認し、重要でなければ処分しておく
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解説
「親展」は「名宛人が自分で開封して読んでほしい」という意味の表示であり、私信と同様、秘書が開封してはならない郵便物である。不在が長い場合でも勝手に開封するのは論外で、ましてや秘書の判断で処分するなどあり得ない。急ぎの可能性が高いと思われるなら、開封せずに差出人と外形を上司に連絡して指示を仰ぐのが正しい。一方、業務上の一般文書は秘書が開封・確認して整理し、急ぐものは担当部署に回すのが不在中の秘書の通常業務であり、急ぎの要件を出張先の上司に連絡して指示を受けること、私信・親展を未開封のまま区分して保管することも適切な扱いである。「親展と私信は不在でも開けない」と覚える。
一問一答
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