問題
秘書Aは上司から、機密扱いの文書のコピーと関係者への配布を指示された。機密文書の取り扱い方として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1コピーは必要な部数だけ取り、終わったら複写機に原本や取り忘れがないかを確かめる
- 2ミスコピーが出たときは、裏が白く紙がもったいないので、メモ用紙として再利用する
- 3配布するときは封筒に入れるなど中身が見えないようにし、名宛人に直接手渡す
- 4作業を中断して席を離れるときは、文書を机の上に放置せず引き出しなどにしまう
正解
2. ミスコピーが出たときは、裏が白く紙がもったいないので、メモ用紙として再利用する
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解説
機密文書の取り扱いの大原則は、内容が第三者の目に触れる経路を作らないことである。ミスコピーにも機密の内容がそのまま写っているのだから、裏紙としてメモ用紙に再利用すれば、機密が社内を出歩くことになり、紙の節約とは比較にならない損害につながりかねない。ミスコピーや不要になった部数は、シュレッダーにかけるなど確実に廃棄しなければならない。コピーを必要部数に限り、複写機に原本や取り忘れがないかを確かめること、配布の際に封筒などで中身を隠して名宛人に直接手渡すこと、離席時に机上へ放置せず引き出しなどにしまうことは、いずれも機密文書を扱うときの基本動作である。「機密はミスコピーまで機密」と覚えておくとよい。
一問一答
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