問題
上司と来客の面談が予定より長引いているところへ、次の面会予約のあるY氏が時間どおりに来訪した。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1前の面談が終わるまで、Y氏には何も説明せず応接室の前で立って待ってもらう
- 2Y氏に事情を話してわび、待ってもらえるかを尋ねるとともに、上司には面談中にメモで次の来客の到着を知らせる
- 3面談中の応接室に入り、来客の前で「お約束のY様がお見えです。もう時間です」と口頭で伝えて面談を打ち切らせる
- 4Y氏に「本日の面会はなかったことにしてほしい」と伝え、日を改めて出直してもらう
正解
2. Y氏に事情を話してわび、待ってもらえるかを尋ねるとともに、上司には面談中にメモで次の来客の到着を知らせる
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解説
面談が長引いて次の予約客が到着したときの基本は、二つの配慮を同時に行うことである。すなわち、Y氏には面談が長引いていることを率直にわびて待てるかどうかの意向を確かめ、待つ場合は椅子に案内してお茶や新聞などで待ち時間に配慮する。一方、上司にはメモで「Y様がお見えです」と知らせて、面談の切り上げ方を上司自身が判断できるようにする。何も説明せず立たせて待たせるのは来客への礼を欠く。来客の前で口頭により面談を打ち切らせるのは、面談中の相手にもY氏にも失礼で、上司の面目も潰す。秘書の独断で面会自体を取りやめにするのは越権の最たるものである。「次の客には説明とわび、上司にはメモ」が対応の型である。
一問一答
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