問題
上司宛てに、明らかにセールス（勧誘）と分かる電話がかかってきた。会社では、この種の電話は取り次がないことになっている。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1取り次がない決まりでも、断っては相手に悪いのでとりあえず上司に取り次ぐ
- 2「二度とかけてこないでほしい」と強い調子で言って一方的に切る
- 3決まりがあることは伏せて、「上司は長期海外出張中で当分戻らない」とうそをついて断る
- 4「そのようなお話はお取り次ぎしないことになっております」と、丁重な言葉遣いではっきり断る
正解
4. 「そのようなお話はお取り次ぎしないことになっております」と、丁重な言葉遣いではっきり断る
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解説
セールス電話への対応は、会社や上司の方針が決まっていればそれに従い、秘書の段階で処理してよい仕事である。断るときは、あいまいな言い方をせず「取り次がないことになっている」と方針としてはっきり伝えつつ、言葉遣いは丁重にするのが基本で、相手に期待を持たせないことがかえって双方のためになる。決まりがあるのに取り次ぐのは、上司の時間を守るという秘書の役割の放棄である。強い調子で一方的に切るのは、相手がいつ取引先や顧客になるか分からない以上、会社の印象を損ねる。長期出張中などのうそは、後で別の用件の電話が来たときにつじつまが合わなくなり信用を失う。「断り方は、はっきり・丁重に・うそをつかず」と覚える。
一問一答
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