秘書検定2級 一問一答｜職務知識 第98問

解説

上司の到着が遅れるときの来客対応は、事実を隠さず、しかし上司の立場を損なわない形で伝えることが要点である。到着した来客には遅れることを率直にわび、渋滞という事情とおよその見込み時間を伝えて、待ってもらえるかどうか相手の意向を確かめる。待ってもらえるならお茶や新聞を出すなど退屈させない心配りをし、都合が悪ければ改めての日程調整を申し出る。何も伝えずに待たせるのは、相手が事情も見通しも分からないまま時間を奪われることになり最も失礼である。面会自体を秘書の判断で中止にするのは、15分の遅れに対して釣り合わない越権である。上司への非難を交えて伝えるのは、上司の面目を秘書自らが潰す行為である。「遅れは、わび・事情・見込み・意向確認のセットで伝える」と覚える。