問題
秘書Aは、日々の仕事を効率よく進めるための工夫を考えている。仕事の合理化の仕方として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1繰り返し行う定型業務は手順を標準化し、チェックリストや控えの様式を作っておく
- 2よく使う資料や物品は取り出しやすい場所に定位置を決めて置く
- 3同種の仕事はできるだけまとめて処理し、細切れに何度も取りかからないようにする
- 4仕事が速く終わることが最も大切なので、上司への確認や仕上がりの見直しは省略して時間を短縮する
正解
4. 仕事が速く終わることが最も大切なので、上司への確認や仕上がりの見直しは省略して時間を短縮する
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解説
仕事の合理化とは、仕事の質を保ったまま無駄な手間や時間を省くことであり、質を犠牲にして速さだけを求めることではない。上司への必要な確認や仕上がりの見直しは、誤りを防いで仕事の質を支える工程そのものだから、これを省くのは合理化ではなく手抜きであり、ミスのやり直しでかえって時間を失う結果になりやすい。一方、定型業務の手順を標準化してチェックリスト化すること、使用頻度の高い資料や物品の定位置を決めて探す時間をなくすこと、同種の仕事をまとめて処理して取りかかりの回数を減らすことは、いずれも質を落とさずに時間を生み出す正しい合理化である。「合理化で削るのは無駄、確認と見直しは削らない」と覚える。
一問一答
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