秘書検定2級 一問一答｜職務知識 第105問

解説

機密資料は保管責任者である上司の管理下にあるものだから、たとえ相手が上司の上役でも、秘書の判断だけで持ち出して渡すべきではない。適当なのは、常務に事情を話して少し待ってもらい、外出中の上司に連絡して「常務が急ぎで借りたいと言っている」と伝えて指示を受けることである。上司の了解が得られれば渡し、連絡がつかないときはその旨を常務に伝えて対応を相談すればよい。上位者だからと確認なしに渡すのは、機密の管理系統を無視している。一方で、正当な理由を持つ上役の依頼を秘書がきっぱり断るのも越権であり、判断はあくまで上司に委ねるべきである。上司の机や棚を本人不在のまま他人に探させるのは管理上最も乱暴である。「機密の貸し借りは保管責任者の了解を取ってから」と覚える。