問題
取引先から上司宛てに中元の品が届いた。上司は外出中である。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1贈り物は受け取った者のものなので、Aが開けて職場で分けてしまう
- 2送り主と品物を控えて上司に報告し、礼状の手配など上司の指示（および会社の贈答についての決まり）に従って対応する
- 3上司に知らせる必要はないので、そのまま上司の自宅に転送しておく
- 4贈答品の受け取りは面倒なので、開封せずすべて送り主へ返送する
正解
2. 送り主と品物を控えて上司に報告し、礼状の手配など上司の指示（および会社の贈答についての決まり）に従って対応する
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解説
上司宛ての贈答品が届いたら、いつ・誰から・何が届いたかを控えて上司に報告し、対応の指示を受けるのが基本である。中元・歳暮には礼状を出すのが通例であり、その手配も秘書の仕事になることが多い。また会社によっては贈答品の受け取りに関する決まりがあるため、それに沿った処理も必要である。秘書が勝手に開けて職場で分けるのは、上司宛ての品の私物化であり論外である。上司に知らせず自宅へ転送するのは、報告義務を欠くうえ、礼状が遅れて先方に失礼を重ねることになる。受け取りが面倒だからと一律に返送するのは、先方の厚意を秘書の独断で突き返すことであり、取引関係を損ないかねない。「贈答品は記録・報告・礼状の三点セット」と覚える。
一問一答
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