問題
秘書Aは上司から現金を預かり、上司の指示で諸経費の支払いなどに充てている。金銭の取り扱い方として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1支払いのつど領収書を受け取り、日付・金額・用途を記録して残高と合わせておく
- 2預かっている現金は自分の財布とは分けて保管する
- 3細かい金額の記録は手間なので省略し、月末に残高だけをおおよそで上司に伝える
- 4上司から求められたときは、いつでも記録と残高を示して精算できるようにしておく
正解
3. 細かい金額の記録は手間なので省略し、月末に残高だけをおおよそで上司に伝える
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解説
他人の金銭を預かって扱うときの原則は、記録と現金が常に一致していることである。細かい金額だからと記録を省略し、残高を「おおよそ」でしか示せない管理は、使途不明金を生み、金銭に関する信用を失う最も危険なやり方である。金額の大小は、記録するかどうかの基準にはならない。支払いのつど領収書を受け取り、日付・金額・用途を記録して残高と突き合わせること、預かり金を自分の金銭と分けて保管して混同を防ぐこと、求められればいつでも記録と残高を示して精算できる状態を保つことは、いずれも金銭を扱う者の基本動作である。金銭の扱いは秘書への信頼の土台であり、「記録は毎回・保管は別・精算はいつでも」の三原則で覚えるとよい。
一問一答
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