問題
秘書Aが上司の指示で資料作成を半分ほど進めたところで、上司から「事情が変わったので、内容を変更してほしい」と新しい指示を受けた。最も適当な対応はどれか。
選択肢
- 1ここまで作った分がもったいないので、当初の指示どおり最後まで完成させてから変更に取りかかる
- 2変更に不満そうな態度を見せ、「最初からそう言ってもらわないと困る」と上司に苦情を言う
- 3変更の指示はなかったことにして、元の内容と新しい内容を秘書の判断で適当に混ぜて仕上げる
- 4変更点を正確に確認し、済んだ部分のうち生かせるところと作り直すところを整理して、新しい指示に沿って進める
正解
4. 変更点を正確に確認し、済んだ部分のうち生かせるところと作り直すところを整理して、新しい指示に沿って進める
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解説
仕事は状況の変化とともに変わるものであり、指示の変更に柔軟に対応することは秘書の職務の基本である。変更を受けたら、まずどこがどう変わるのかを正確に確認し、既に済んだ部分の中で生かせるものと作り直すべきものを整理して、新しい指示に沿って効率よく進めるのが適当である。もったいないからと当初の指示どおり完成させるのは、不要になったものに時間を注ぎ込む無駄であり、指示に反してもいる。変更への不満や苦情を上司にぶつけるのは、事情の変化という業務上当然のことを受け入れられない態度である。元の内容と新しい内容を秘書の判断で混ぜるのは、どちらの指示にも従っていない勝手な仕事になる。「変更はまず確認、済んだ分は仕分けて生かす」と覚える。
一問一答
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