問題
上司が主催する社内会議について、秘書Aが行う仕事として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の指示を受けて開催通知を出し、出欠の返事を取りまとめて上司に報告する
- 2会議の議題を秘書の判断で決め、結論の方向性も出席者に事前に伝えておく
- 3会議室の予約、資料の準備、機器や茶菓の手配など会場の設営に関わる準備をする
- 4会議中は指示に応じて受付や連絡の取り次ぎなどを行い、終了後は会場の後片付けをする
正解
2. 会議の議題を秘書の判断で決め、結論の方向性も出席者に事前に伝えておく
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解説
会議における秘書の役割は、会議が円滑に運ぶための事務的・実務的な支援であり、会議の中身には立ち入らないのが原則である。何を議題にするか、どういう結論に導くかは、主催者である上司や出席者が決める会議の本体そのものだから、秘書が議題を決めたり結論の方向性を事前に出席者へ伝えたりするのは、支援の範囲を大きく越えた越権である。一方、上司の指示による開催通知の発送と出欠の取りまとめ、会議室・資料・機器・茶菓といった会場設営の準備、会議中の受付や連絡の取り次ぎ、終了後の後片付けは、いずれも会議に関する秘書の典型的な業務である。「秘書は会議の器を整える係、中身は上司の領分」と覚えると区別しやすい。
一問一答
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