問題
上司宛てに、取引先の創立記念祝賀パーティーの招待状が届いた。出欠の返事の期日が示されている。秘書Aの対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1招待状を上司に見せて出欠の意向を確かめ、意向に沿って期日までに返信し、出席なら予定表に入れて必要な準備を進める
- 2上司は忙しいので、秘書の判断で「欠席」として返信しておく
- 3返事の期日はあくまで目安なので、返信は期日を過ぎてから都合のよいときにすればよい
- 4めでたい話なので、上司に確認せず「出席」と返信して予定表に入れておく
正解
1. 招待状を上司に見せて出欠の意向を確かめ、意向に沿って期日までに返信し、出席なら予定表に入れて必要な準備を進める
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解説
招待への出欠は、先方との関係や当日の都合を踏まえた上司の判断事項である。秘書の仕事は、招待状を速やかに上司に見せて意向を確かめ、その意向どおりに期日までに返信し、出席の場合は予定表に記入して、祝儀や交通手段など必要な準備を進めることである。出欠の返事は先方が会場や料理の手配をする基礎になるため、期日を守ることが相手への礼儀であり、期日を過ぎてからでよいという考えは先方に実害を与える。忙しそうだからと秘書の判断で欠席と返信するのも、めでたい話だからと確認せず出席と返信するのも、方向が逆なだけでどちらも上司の判断の横取りである点で同じ誤りである。「招待状は、見せる・確かめる・期日内に返す・備える」の流れで覚える。
一問一答
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