問題
秘書Aが複数の仕事を抱えているとき、取りかかる順番（優先順位）の決め方の考え方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1指示された順番どおりに行うことが常に正しく、途中で順番を入れ替えてはならない
- 2期限の迫り具合と仕事の重要度を基準に順番を考え、判断に迷うときは上司に確かめて決める
- 3自分の得意な仕事、やりやすい仕事から先に片付けるのがよい
- 4優先順位は一度決めたら、新しい急ぎの仕事が入っても変更しない
正解
2. 期限の迫り具合と仕事の重要度を基準に順番を考え、判断に迷うときは上司に確かめて決める
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解説
複数の仕事を抱えたときの優先順位は、「期限がどれだけ迫っているか（緊急度）」と「その仕事がどれだけ重要か（重要度）」の二つを基準に判断するのが原則である。そして、どちらを先にすべきか秘書には判断がつかないときは、自分で抱え込まず上司に確かめて決める。これが職務の限界をわきまえた進め方である。指示された順番は一つの目安にはなるが、後から指示された仕事の方が期限が早いことは普通にあるから、常に指示順が正しいわけではない。得意な仕事ややりやすい仕事から手を付けるのは、緊急で重要な仕事を後回しにする典型的な失敗パターンである。また、新しい急ぎの仕事が入れば順位を組み替えるのが当然で、一度決めた順位に固執するのは柔軟性を欠く。「緊急度と重要度で決め、迷えば上司」と覚える。
一問一答
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