秘書検定2級 一問一答｜職務知識 第117問

解説

上司の不在は秘書の仕事がなくなることを意味しない。不在中の秘書には、電話・来客・文書への対応とその記録、帰社後に一目で分かる報告の準備、帰社直後の予定の確認と資料の用意といった仕事があり、さらに普段は手が回らない資料整理やファイルの見直しなど、まとまった時間を要する仕事を進める好機でもある。勤務時間は上司の在否ではなく就業規則で決まっているのだから、上司がいないことを理由に早く退社してよいという考えは、勤務規律の面でも職務理解の面でも誤っている。不在中に受けた事柄を整理してまとめること、時間の要る仕事を進めること、帰社後の立ち上がりに備えることは、いずれも不在中の秘書の適切な仕事である。「上司の不在は、たまった仕事と帰社への備えの時間」と覚える。