問題
秘書Aは、作成した文書の数字の入力ミスで上司に迷惑をかけたことがある。同じ失敗を繰り返さないための仕事の仕方として不適当なものはどれか。
選択肢
- 1数字や固有名詞は、元の資料と一件ずつ突き合わせて確かめる習慣をつける
- 2仕上げた文書は時間を少し置いてから読み返すなど、見直しの方法を工夫する
- 3重要な文書は、可能であれば同僚に読み合わせなど確認の協力を頼む
- 4一度ミスをした自分の確認は当てにならないので、見直しはやめて提出を早めることに専念する
正解
4. 一度ミスをした自分の確認は当てにならないので、見直しはやめて提出を早めることに専念する
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解説
ミスの再発防止は、確認の仕組みを増やす方向で考えるのが正しく、確認をやめる方向はあり得ない。ミスをしたからこそ、見直しの回数や方法を増やして間違いが素通りしない仕組みを作るのであって、見直しをやめて提出を早めれば、同じミスがそのまま相手に届くだけである。数字や固有名詞という間違いやすく実害の大きい箇所を元の資料と一件ずつ突き合わせること、時間を置いて新鮮な目で読み返して思い込みによる見落としを拾うこと、重要な文書について同僚に読み合わせを頼み自分以外の目を通すことは、いずれも実務で確立された有効なミス防止策である。「ミスの後は、確認を減らすのではなく重ねる」と覚えれば判断を誤らない。
一問一答
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