問題
秘書Aは上司から「来週の業界団体の会合は欠席すると先方に伝えておくように」と指示された。先方に欠席を伝える際の対応として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1欠席の事実だけを事務的に伝え、理由は一切言わない
- 2上司から欠席する旨を承った、と伝え、差し支えなければ欠席理由として差し障りのない範囲を添える
- 3上司の予定（別の重要な接待がある等）を具体的に詳しく説明して断る
- 4Aの一存で「都合が悪い」と曖昧に伝え、上司の指示であることは隠す
- 5欠席は失礼にあたると考え、上司に断りなく出席に変えて返事をする
正解
2. 上司から欠席する旨を承った、と伝え、差し支えなければ欠席理由として差し障りのない範囲を添える
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解説
上司の欠席を先方に伝えるときは、上司の意向を受けたものであることを明確にし、丁重に詫びを述べるのが基本である。欠席理由は「所用のため」など差し障りのない範囲にとどめ、上司の具体的な予定や他の予定先など機密に触れる内容を明かしてはならない。秘書の一存で指示を伏せたり、出席に変えて返事をしたりするのは職務の限界を超える越権である。指示の意図を正確に相手へ伝えつつ機密を守る、職務知識と気配りが問われる。
一問一答
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