問題
秘書Aの上司は、複数の部署を兼務しており非常に多忙である。上司に報告や決裁を求めたい用件が複数たまったとき、Aの進め方として最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1思いついた用件から、その都度上司の席へ行って一件ずつ報告する
- 2急ぎのものとそうでないものに分け、まとめられる用件は整理して、時間をもらって報告する
- 3すべてメールで送り、上司が空いたときに見てもらうことにする
- 4上司が忙しそうなので、急ぎの用件も含めすべて手が空くまで保留する
- 5判断に迷うものは省き、自分で処理できそうな用件だけを選んで上司に伝える
正解
2. 急ぎのものとそうでないものに分け、まとめられる用件は整理して、時間をもらって報告する
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解説
多忙な上司の時間を有効に使うには、用件を緊急度で仕分けし、まとめられるものは整理して一度の機会に報告するのが効率的で、上司の集中も妨げない。思いつく順に細切れで声をかけるのは上司の作業を中断させ非効率。すべてメール任せでは急ぎが埋もれる恐れがある。急ぎまで保留するのは判断の誤り。判断に迷う用件を省いて自分で処理するのは越権で危険である。緊急性と効率を両立させ、上司が一度に把握できる形に整える段取り力が問われる。
一問一答
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