問題
秘書Aは、上司から「明日の業界団体の会合に、私の代わりに出席してきてほしい」と頼まれた。Aがその会合に代理で出席するにあたっての心得として、不適当と思われるものはどれか。
選択肢
- 1あらかじめ上司に、会合での発言をどの程度任されているかを確認しておく
- 2会合の内容を記録し、終了後に要点を上司へ報告する
- 3その場で意見を求められたら、上司の代理として自分の判断で会社の方針を即答する
- 4上司の代理である旨を主催者に伝え、欠席ではないことを示す
- 5渡された資料や名刺を整理し、後で上司が確認できるようにしておく
正解
3. その場で意見を求められたら、上司の代理として自分の判断で会社の方針を即答する
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解説
代理出席はあくまで上司の名代として「出て聞いてくる」役割であり、会社の方針にかかわる事柄を秘書が独断で即答するのは越権で不適当である。代理であっても決定権は持たない。発言を任された範囲を事前に確認する、内容を記録して報告する、代理である旨を主催者に伝える、資料・名刺を整理して上司に渡す、はいずれも適切。判断を要する事柄は持ち帰り、上司の指示を仰ぐのが代理出席の基本姿勢であり、職務の限界をわきまえることが肝心である。
一問一答
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