問題
秘書Aの上司が出社後に体調を崩し、「午後の予定はすべてキャンセルして早退する」と言って帰った。午後には取引先との重要な打ち合わせが入っていた。このときのAの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1上司の指示通り、午後の打ち合わせ先に「都合により欠席する」とだけ伝える
- 2取引先に上司の体調不良を理由として詫び、日程の再調整を申し入れて上司に報告する
- 3重要な打ち合わせなので、上司が早退しても予定通り行うよう取引先に伝える
- 4上司に代わってA が打ち合わせに出席し、商談を進めておく
- 5上司が回復してから連絡すればよいので、当日は取引先に何も伝えない
正解
2. 取引先に上司の体調不良を理由として詫び、日程の再調整を申し入れて上司に報告する
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解説
上司不在で予定をキャンセルする際は、相手に失礼のないよう事情を伝えて詫び、改めて日程を調整したうえで上司に報告するのが適当である。「都合により欠席」とだけ伝えるのは不親切で、再調整の段取りも欠ける。重要だからと上司不在のまま予定を強行する・秘書が商談を代行するのは越権で不適当。当日連絡しないのは相手を待たせる重大な失礼となる。先方への誠実な対応（謝罪と再調整）と上司への報告をセットで行うのが、不測の事態における職務の要点である。
一問一答
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