問題
秘書Aは、上司が席を外している間に部下のC課長から「部長に急ぎ確認したいことがある。携帯に電話してもよいか」と聞かれた。上司は外出先で取引先と商談中である。このときのAの対応として、最も適当なものはどれか。
選択肢
- 1社内の部下からなので、上司の携帯番号を教えて直接かけてもらう
- 2上司は商談中だと伝え、用件と緊急度を聞いて、戻り次第伝えるか上司に取り次ぐ段取りを示す
- 3部下の用件なら急ぎでも待てるはずなので、戻るまで何もしない
- 4A の判断でC 課長の用件に答え、上司には伝えない
- 5商談中の上司にすぐ電話をつなぎ、その場で対応してもらう
正解
2. 上司は商談中だと伝え、用件と緊急度を聞いて、戻り次第伝えるか上司に取り次ぐ段取りを示す
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解説
社内の部下からの問い合わせでも、上司が商談中であれば状況を伝え、用件と緊急度を聞いたうえで取り次ぎ方を判断するのが適当である。緊急なら商談の切れ目に連絡する段取りを整えればよい。社内だからと携帯番号を無断で教える・商談中にすぐ電話をつなぐのは上司の都合を乱し不適当。急ぎと言われたのに何もしない、秘書が独断で答えて報告しないのも職務の範囲を外れる。相手が社内外いずれであっても、上司の状況を踏まえて取り次ぎを按配するのが秘書の役割である。
一問一答
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